Tổ Chức Sự Kiện là gì? tầm quan trọng trong việc tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ truyền thông truyền đạt nhanh tróng hiệu quả hữu ích giúp thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác

Even hay sự kiện một trong các hoạt động thể hiện rõ nét lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như họp báo, hội thảo, triển lãm, lễ hội, … với mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn khách hàng, công chúng của mình nhận thức được.

Thường dễ nhận thấy nhất cho việc tổ chức sự kiện even thường hay tổ chức rất nhiều cho những ngày cuối năm và đầu năm, nhằm đảm bảo chất lượng, nhanh chóng, hiệu quả cho các cá nhân hay tổ chúc, công ty, trường học… tổ chức sự kiện tại Nhất Việt Media tại Hồ Chí Minh luôn tiên phong đáp ứng ngay và kịp thời.

Một quy trình chung tổ chức sự kiện tại Nhất Việt Media bao gồm những nội dung sau:
  • Hiểu biết về thương hiệu khách hàng định tổ chức sự kiện
  • Ý tưởng, đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng đến từ khách hàng yêu cầu
  • Thiết kế sự kiện
  • Kế hoạch chương trình
  • Tiến hành thực hiện tổ chức even
  • Dàn dựng trương trình, tiến hành thực hiện  tổ chức even, sự kiện
  • Tổng kết và thực hiện truyền thông hậu sự kiện để kéo dài hiệu ứng sự kiện.

Hiểu biết về thương hiệu, khách hàng định tổ chức sự kiện :

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu của khách hàng. Yêu cầu này tổ chức sự kiện tại Nhất Việt Media luôn nắm bắt chặt chẽ của khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản kế hoạch, căn cứ vào bản kế hoạch này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. nhằm cho khâu chuẩn bị của nhân viên thực hiện tốt

Ý tưởng, đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng đến từ khách hàng yêu cầu:

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện Nhất Việt Media phải thảo luận để tiến hành bản kế hoạch ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản kế hoạch, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Thiết kế sự kiện:

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:

  • Địa điểm tổ chức.
  • Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
  • Chủ đề (phông bạt, băng rôn, in backdrop ) của chương trình.
  • Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
  • Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

Kế hoạch chương trình:

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:

  • Ngân sách.
  • Nguồn nhân lực thực hiện.
  • Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
  • Vận chuyển như thế nào.
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

Tiến hành thực hiện tổ chức even:

Một sự kiện thường mất kha khá thời gian để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, quảng bá online, quảng bá truyền thông, liên lạc các bên liên quan. liên hệ khách hàng, lên bản demo trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

Dàn dựng trương trình, tiến hành thực hiện tổ chức even, sự kiện:

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Tổng kết và thực hiện truyền thông hậu sự kiện để kéo dài hiệu ứng sự kiện.
Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

  • Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho: dọn dẹp nơi tổ chức , sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp…
  • Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Niềm vui và khó khăn trong Tổ Chức Sự Kiện :

Công việc có thể khái quát thành những nội dung như thế nhưng khi đi vào thực tế chi tiết thì rất phức tạp. Người làm sự kiện phải đảm bảo mọi công tác chuẩn bị phải được hoàn thành trước khi sự kiện bắt đầu. Ngoài việc chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả những hạng mục công việc chi tiết nhất như âm thanh, ánh sáng, khách mời, đưa đón khách… còn phải có khả năng xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ.

Những sự cố bất ngờ luôn là điều mà người làm sự kiện “đau đầu” nhất. Tất nhiên, khi đã gọi là bất ngờ thì rất khó để dự đoán được. Quan trọng là khi đã trải qua nhiều sự kiện khác nhau, người làm sự kiện dần dần sẽ hình thành cho mình được khả năng xử lý tình huống ấy. Với những sự cố mà người tổ chức dự đoán được phải có sự chuẩn bị cần thiết để không rơi vào thế bị động và có thể làm sự kiện bị “bể dĩa”.
Trong quá trình làm sự kiện, mọi yêu cầu của khách hàng phải được đáp ứng, người làm sự kiện không thể nói “không” với khách hàng. Sự chuyên nghiệp của người làm sự kiện thể hiện ở sự hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ nhất.
Khả năng sáng tạo là ưu tiên hàng đầu mà người làm sự kiện phải có. Khi tham gia một sự kiện, lễ hội nào đấy, những cách tổ chức ấn tượng, những trò chơi “độc đáo” luôn có sức hút đặc biệt đối với khách hàng. Nghề này đòi hỏi người làm sự kiện phải là người có óc tổ chức, chịu được áp lực cao trong công việc và có khả năng làm việc nhóm tốt.

Nghề tổ chức sự kiện tuy khá vất vả nhưng vẫn đang là một nghề thời thượng và thu hút sự quan tâm của rất nhiều bạn trẻ. Mỗi nghề đều có những đặc thù, những “cái khó” riêng, nếu bạn có đam mê, luôn mong muốn học hỏi, nỗ lực vươn lên thì bạn hoàn toàn có thể trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong tương lai. Niềm vui của người làm sự kiện là làm khách hàng hài lòng và nhận được hưởng ứng của cộng đồng do hiệu ứng của sự kiện mang lại.
vối Nhất Việt Media

Kỹ năng cần có của một người Tổ chức sự kiện:
  • Đánh giá đúng về bản thân
  • Kỹ năng viết Kịch bản
  • Quản lý tài chính
  • Hoạch định và quản lý rủi ro

Đánh giá đúng về bản thân:

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Kỹ năng viết Kịch bản:

Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích

Quản Lý Tài Chính :

Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện. Luôn có kế hoạch dự phòng, để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra. Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Hoạch định và quản lý rủi ro:

Đã gọi là Sự kiện thì không thể tránh được những sai sót dù lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình nhưng đối với một Sự kiện Chuyên nghiệp, việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều hết sức quan trọng.

Để có 1 buổi tổ chức sự kiện, even hoàn hảo tốt nhất tại Hồ Chí Minh, bạn hãy liên hệ qua :

email: inannhatviet@gmail.com

Hỗ trợ nhiệt tình 24/7 tại :0907.737.734

MS.KINH DOANH: 0907.737.734 ;

KỸ THUẬT: 0975.137.917.

Hoặc quý khách hàng yêu mến hãy tới ngay trụ sở : 62/18 Trương Công Định – TP. Hồ Chí Minh. Với sự trẻ trung, năng động, sáng tạo và đầy nhiệt huyết là những gì chúng tôi có. Bằng nỗ lực để hoàn thiện hơn mỗi ngày, Chúng tôi mang đến những trả nghiệm tối ưu cho khách hàng khi đến với Nhất Việt Media